Das Training ist die eine Seite der Vorbereitung, organisatorisch gilt es jedoch weitere wichtige Punkte zu berücksichtigen, damit der erste Skilanglauf-Marathon ein unvergessliches Erlebnis wird und nicht im Chaos endet.
Anmeldung
Da bei den großen Volksläufen meist über 1.000 Teilnehmer an den Start gehen (beim Engadiner sogar weit über 10.000), ist es ratsam sich möglichst frühzeitig für das Rennen anzumelden. Zum einen umgeht man damit die Gefahr, aufgrund eines Anmeldungslimits (zum Beispiel 7.000 Startplätze beim Marcialonga) nicht mehr Berücksichtigung zu finden, zum anderen sind die Anmeldegebühren bei jedem Lauf gestaffelt (je früher desto billiger). Zwar ist durch eine frühe Anmeldung die Wahrscheinlichkeit größer, dass etwas „dazwischenkommt“ und man dann doch nicht starten kann, fast alle Veranstalter bieten aber eine Rückzahlung (abzüglich einer Bearbeitungsgebühr) oder die Übertragung ins nächste Jahr an.
Unterkunft und Anreise
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Unterkunft und die Länge des Aufenthalts am Ort des Rennens. Bei allen großen Volksläufen finden sich in der näheren Umgebung Unterkünfte aller Preiskategorien. Nach Möglichkeit sollte das Hotel/die Pension möglichst nahe am Startgelände liegen. Dies hat den Vorteil, dass man früh morgens keinen langen Fußweg bis zum Start absolvieren muss. Eine Anfahrt mit dem Auto ist nicht zu empfehlen, da Parkplätze meist Mangelware sind. Anreisen sollte man für ein Sonntagsrennen bereits am Freitagabend. So bleibt am Samstag noch genügend Zeit einen ersten Streckenabschnitt (auf jeden Fall Start und Ziel) mit Skiern zu absolvieren und die Ski rennfertig zu präparieren.
Besuch bei der Startnummernausgabe
Ein wichtiger Programmpunkt in der Vorbereitung auf das Rennen ist der Besuch im Rennbüro beziehungsweise bei der Startnummernausgabe. Diese hat meist schon am Freitag geöffnet und sollte, falls genügend Zeit bleibt, bereits an diesem Tag aufgesucht werden. Dort erhält man nicht nur das Starterpaket mit Startnummer und eventuell Transponder, sondern auch wichtige Informationen zum Rennen. Sofern im Starterpaket nicht enthalten, hängt ein Streckenplan aus. Nimmt man diesen genauer unter die Lupe, ist man am Renntag auf Schlüsselstellen und Gefahrenstücke vorbereitet. Weitere Infos wie Anbringung der Startnummer und des Transponders, Lage und Anzahl der Verpflegungsstellen, Art der Verpflegung, genaue Startzeit sowie Zeitlimit unterwegs und im Ziel sind meist an einer Infotafel aufgelistet beziehungsweise bei der Organisation zu erfragen.
Vorbereitung der Ausrüstung
Am Abend vor dem Renntag geht es schließlich noch einmal an das Material. Die Ski werden gleitgewachst und für Klassik-Rennen eventuell schon eine erste Schicht Steigwachs aufgetragen. Ein Check der Ausrüstung auf Vollständigkeit und Sauberkeit (Brille putzen) ist zu empfehlen. Als letzte vorbereitende Handlung sollte die komplette Bekleidung (Unterwäsche, LL-Anzug, Mütze, Handschuhe …) zusammengestellt und gemeinsam mit der Startnummer, dem Transponder sowie der Verpflegung bereitgelegt werden. So kommt vor dem Start am nächsten Tag keine unnötige Hektik auf. Am Renntag selbst muss dann nur noch das Mineralgetränk angerührt werden, sofern man mit einem Trinkgurt laufen und sich nicht komplett auf die Verpflegung des Veranstalters verlassen will.